Pada prinsipnya, dalam komunikasi ilmiah, Editor jurnal atau prosiding memiliki tanggung jawab penuh dan independen dalam menentukan artikel yang layak dipublikasikan. Dalam mengambil keputusan tersebut, Editor berpedoman pada kebijakan dewan editor jurnal serta terikat pada ketentuan hukum yang berlaku terkait pencemaran nama baik, pelanggaran hak cipta, dan plagiarisme. Prinsip ini menegaskan pentingnya arsip ilmiah sebagai catatan historis permanen atas transaksi keilmuan. Artikel yang telah dipublikasikan harus tetap tersedia, akurat, dan tidak diubah sejauh memungkinkan. Namun demikian, dalam kondisi tertentu dapat terjadi situasi di mana suatu artikel yang telah dipublikasikan perlu ditarik kembali atau bahkan dihapus. Tindakan tersebut tidak dilakukan secara sembarangan dan hanya dapat terjadi dalam keadaan luar biasa. Dalam setiap kasus, arsip Prominentia Medical Journal akan menyimpan seluruh versi artikel, termasuk yang telah ditarik atau dihapus.

Kebijakan ini disusun untuk mengatasi permasalahan tersebut dengan mempertimbangkan praktik terbaik dalam komunitas akademik dan perpustakaan. Seiring perkembangan standar dan kebijakan, ketentuan ini akan ditinjau kembali dengan mempertimbangkan masukan dari komunitas akademik dan perpustakaan sesuai dengan Peraturan Ketua Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PeKa LIPI) Nomor 5 Tahun 2014.

Penarikan Artikel (Article Retraction)

Artikel dapat ditarik kembali karena kesalahan ilmiah, seperti pengajuan ganda, klaim kepengarangan yang tidak benar, plagiarisme, atau penggunaan data secara tidak sah. Pernyataan tertulis yang ditandatangani oleh penulis harus disampaikan sebelum artikel dapat ditarik. Persetujuan seluruh penulis diperlukan sebelum pengumuman penarikan dipublikasikan. Pemberitahuan penarikan akan diterbitkan dan tautan ke artikel asli akan diberi penanda sebagai dibatalkan. Pemberitahuan tersebut juga akan mencantumkan alasan penarikan serta pihak yang mengajukan penarikan. Artikel asli tidak akan dihapus dari versi daring maupun versi cetak, tetapi akan diberi keterangan sebagai artikel yang telah ditarik. Informasi penarikan juga akan dicantumkan pada halaman daftar isi.

Penarikan Awal Artikel (Article Withdrawal)

Penarikan awal artikel sangat tidak dianjurkan dan hanya dilakukan dalam keadaan luar biasa terhadap versi awal artikel yang telah diterima untuk dipublikasikan tetapi belum diterbitkan secara resmi, meskipun mungkin telah muncul secara daring. Versi tersebut dapat mengandung kesalahan, terunggah secara tidak sengaja lebih dari satu kali, atau melanggar pedoman etika publikasi jurnal (misalnya pengajuan ganda, klaim kepengarangan tidak benar, plagiarisme, atau penggunaan data yang tidak tepat). Dalam situasi demikian, khususnya apabila terdapat pelanggaran hukum atau etika, atau data yang keliru yang berpotensi menimbulkan risiko kesehatan serius apabila digunakan, maka versi awal artikel dapat ditarik dari platform elektronik jurnal. Penarikan dilakukan dengan menghapus konten artikel (versi HTML dan PDF) dan menggantinya dengan halaman HTML dan PDF yang menyatakan bahwa artikel telah ditarik sesuai dengan kebijakan penarikan artikel penerbit jurnal Indonesia, disertai tautan menuju kebijakan tersebut.

Sebagai catatan tambahan, meskipun penulis memegang hak cipta atas artikelnya, hal tersebut tidak serta-merta memberikan hak untuk menarik artikel setelah dipublikasikan. Integritas catatan ilmiah yang telah diterbitkan merupakan hal yang utama, sehingga kebijakan penarikan dan penghapusan tetap berlaku dalam kondisi tersebut.

Penghapusan Artikel (Article Removal)

Dalam jumlah kasus yang sangat terbatas, artikel yang telah dipublikasikan dapat dihapus dari platform daring jurnal. Hal ini hanya dilakukan apabila artikel terbukti secara jelas mengandung pencemaran nama baik, melanggar hak hukum pihak lain, menjadi subjek perintah pengadilan, atau apabila isi artikel berpotensi menimbulkan risiko kesehatan serius apabila diterapkan. Dalam keadaan tersebut, metadata artikel (seperti judul dan informasi penulis) tetap dipertahankan, namun teks artikel akan digantikan dengan pemberitahuan bahwa artikel telah dihapus karena alasan hukum.

Penggantian Artikel (Article Replacement)

Dalam keadaan di mana isi artikel berpotensi menimbulkan risiko kesehatan serius apabila digunakan, penulis dapat mengajukan penarikan artikel asli dan menggantinya dengan versi yang telah diperbaiki. Dalam situasi ini, prosedur penghapusan sebagaimana dijelaskan di atas akan diikuti, dengan perbedaan bahwa pemberitahuan penarikan akan memuat tautan ke versi yang telah direvisi dan diterbitkan kembali, disertai riwayat dokumen.